Dokumente digital archivieren

Veröffentlicht am: 2. Mai 2016 Aktualisiert am: 2. Mai 2016

In der heutigen digital bestimmten Welt stehen bestimmte Digitalarchivierungen an der Tagesordnung. Schon private Fotos werden mittlerweile über das Handy direkt in Clouds abgespeichert, sodass der interne Speicher gar nicht mehr genutzt werden muss. Auch auf professioneller und gewerblicher Basis sind Digitalarchivierungen schon längst Usus und ermöglichen einen komfortablen Umgang mit den Daten.

Dokumente digital archivieren

Um Dokumente digital archivieren zu können, benötigt man lediglich einen Computer samt Internetzugang. edarchiv-online ist hierbei eine digitale Archivlösung. Ob zur Sicherung von Belegen, Dokumenten, Akten oder diversen Dateien, eine Auslagerung ist heutzutage für viele Unternehmen elementar und eine komfortable Lösung zur sicheren Archivierung. Im Vordergrund einer digitalen Archivierung steht vor allem die Flexibilität, da von überall aus schnell und zuverlässig auf Daten zurückgegriffen werden kann, aber auch die Zeitersparnis der Verwaltung, die somit den Kostenfaktor begünstig, denn Zeit ist bekanntlich Geld.

Vorteile der digitalen Archivierung auf einen Blick

Die Vorteile eines sogenannten digitalen Archivs lassen sich schnell zusammenfassen. Ein erster Vorteil zur Nutzung ist die Einfachheit der Archivierung. Auch Laien kommen mit dem Vorgang schnell zurecht, sodass diese nicht vor einer größeren Komplexität zurückschrecken müssen. Auch die räumliche Unabhängigkeit des Datenzugriffs, der praktisch von überall gewährleistet ist, sorgt für eine erhöhte Flexibilität und für einen schnellen Zugriff bei Bedarf. Auch das Suchen der Dokumente via Volltextrecherchen mit eigens entwickelten Suchkriterien sorgt für zusätzliche Flexibilität. Hier lohnt es sich eine gut strukturierte Übersicht zu erstellen, denn mittels Zuweisungen können auch Dokumente oder Daten anderen Personen zugänglich gemacht werden. Wer letztendlich Zugriff oder lediglich eine Einsicht in bestimmte Dokumente bekommt, ist einem selbst überlassen.

Auch die Frage nach der Sicherheit sollte vorab abgeklärt werden, da sensible Daten und vor allem auch gewerbliche Unterlagen korrekt gesichert werden sollten. Bei edarchiv-online ist dieser Schutz gewährleistet, sodass auch sensible Daten ausreichend geschützt werden. Hier verfügt man über ein modernes Hochleistungs-Rechenzentrum (ISO 270010). Gerade das Thema der Sicherheit ist in diesem Segment äußerst wichtig und gewährleistet. Bei edarchiv-online vergeben Sie selbst bestimmte Rechte an Zweite. Durch die flexible Zuweisung der Zugriffe sparen Sie sich vor allem Aufwand und Arbeit, denn zum Beispiel könnte der Prüfer einer potenziellen Betriebsprüfung lediglich Zugang zu dem benötigten Teil des digitalen Archivs erhalten. Sie als Administrator verfügen allein über die Rechteverwaltung und können diese flexibel einsetzen.

Die Vorteile einer digitalen Archivierung liegen demnach auf der Hand. Einfachheit, räumliche Unabhängigkeit, Flexibilität und die immer wichtiger werdende Sicherheit stehen hierbei im Vordergrund.

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