Produktiver arbeiten & Projekte bewältigen

Sicherlich hat sich jeder bereits einmal (oder auch ständig) in der Lage wiedergefunden, in der ein größeres Projekt unter Einhaltung einer festen Deadline bewältigt werden sollte. Mit etwas Glück und einer Menge Motivation kann man auch ohne ausführliche Planung ans Ziel kommen. Einfacher und wesentlich stressfreier ist es jedoch, wenn man systematisch an die Lösung von Problemen herangeht.

Getting things done

Verschiedene selbsternannte Produktivitätsguru’s vereinfachten und verfeinerten seit den 80ern die bestehenden Ideen zum persönlichen Projektmanagement. Eine besonders präsente Figur in dieser Sparte ist David Allen mit seinem GTD-System (Getting Things Done).

Allen’s Arbeit richtet sich primär an Managementkräfte, allerdings kann so ziemlich jeder zivilisierte Mensch von seinen Ideen Gebrauch machen. So stehen wir alle unter zeitdruck, sind termingebunden und haben eine Vielzahl kleiner Aufgaben im Job und im Alltag, die fristgerecht und vollständig bearbeitet werden möchten.

Persönlich würde ich Allen’s System als solide, aber unnötig komplex für den Durchschnittsmenschen oder Freelancer beschreiben. Beispielsweise gibt es im GTD-System das Konzept des Aufgabenkontexts. Hierbei werden Aufgaben je nach Aufenthaltsort, z.b. am Telefon, am Schreibtisch, im Zug, usw. sortiert und abgearbeitet. Wer nun nicht Teil der Jetlag-Bevölkerung ist, kann getrost darauf verzichten.

Die nützliche Lehre, wenn auch schon weitaus älter als GTD, liegt jedoch darin, große Projekte in kleine und verdauliche Happen aufzuspalten. Mit dem Erstellen einer To-Do-Liste nimmt man die erste Hürde zum erreichen persönlicher oder geschäftlicher Ziele. Das getrennte Notieren von Teilaspekten und die Vergabe von Prioritäten an diese erleichtert die Entscheidung für den nächsten Schritt. Wer weiß, wo anzupacken ist, steigert die Wahrscheinlichkeit die Aufgabe zu lösen und schlussendlich auch erfolgreich zu sein um ein Vielfaches.

Wer morgens seinen Frosch isst…

Ob man nun schwierige Aufgaben zuerst erledigen sollte, oder die einfacheren bevorzugt abarbeitet, um in Fahrt zu kommen, bleibt jedem selbst überlassen. „Eat that Frog!„-Autor Brian Tracy beschreibt Aufgaben beispielsweise als Frösche, nach einem Mark-Twain Zitat. Wer jeden Morgen einen ekelhaften Frosch zum Frühstück verspeist, habe somit die Gewissheit, dass der Tag nur noch besser werden kann. Um also der Prokrastination aus dem Weg zu gehen, empfiehlt es sich unangenehme und komplizierte Arbeit zuerst zu erledigen, und zwar so früh wie möglich. Schwierige Aufgaben sind demzufolge in hoher Priorität einzustufen. Eine Deadline sollte man sich laut Tracy nur setzen, wenn von ihrem Einhalten sprichwörtlich Leben oder Tod abhängen. Anderenfalls verfängt man sich in allzu komplizierter Planung und schafft unnötigen Druck.

Tom’s Softwaretipps für erfolgreiche Planung

Zum Verwalten von Terminen und Aufgaben bieten sich verschiedene Lösungen an, hierbei sei Toodledo.com empfohlen. Toodledo bietet einen kostenlosen (Freemium) Dienst an, welcher webbasiert operiert und eine Schnittstelle zum GTD-Tool 2Do auf iPhone und iPad bietet.

Alternativ kann man mit Outlook, Google Tasks, oder einfach und mit Stil mit einem kleinen Moleskine arbeiten. Hauptsache man hat nicht 35+ Post-Its am Monitor kleben.