Was ist eine ERP-Software?

Veröffentlicht am: 1. Juni 2021 Aktualisiert am: 12. November 2021

Erfahren Sie was ERP-Software genau ist, wo sie zum Einsatz kommt und welche Mehrwerte sich Unternehmen vom Einsatz dieser Lösungen versprechen.

Immer mehr Unternehmen setzen auf eine ganzheitliche ERP-Software zur Verwaltung der eigenen Geschäftsprozesse. Doch was leisten diese Anwendungen eigentlich und warum sollten sich Unternehmen überhaupt mit dieser Technologie auseinandersetzen?

Diesen Fragen wollen wir einmal genauer nachgehen und dabei aufzeigen, wie auch Ihr Unternehmen von einer modernen ERP-Software profitieren kann. Zuvor jedoch beschäftigen wir uns ein wenig mit der allgemeinen Funktionsweise einer solchen Anwendung, um letztlich besser verstehen zu können, wie die jeweiligen Mehrwerte erzielt werden können.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Hinter der Abkürzung ERP verbirgt sich das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Bei dieser unternehmerischen Aufgabe geht es im Kern darum, die vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu bedarf es einer strukturierten Planung, Steuerung und Überwachung sämtlicher Prozesse im Unternehmen.

Da täglich unzählige Prozesse in einem Unternehmen teilweise parallel zueinander ablaufen eine kaum zu bewältigende Aufgabe. Hier kommt die ERP-Software zum Tragen. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich die entsprechenden Ressourcen direkt den jeweiligen Prozessen zuordnen.

Die Prozesse selbst lassen sich abteilungsübergreifend aufsetzen und somit deutlich schlanker gestalten. So lassen sich dann auch diverse Ressourcen einsparen, die dann an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können. Alle Abteilungen arbeiten mit denselben Daten, was Prozesse per se verkürzt und sicherer gestaltet.

Wie ist eine ERP-Software technisch aufgebaut?

Eine ERP-Software setzt sich aus mehreren Modulen zusammen. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich bespielweise Module für das Personalwesen, die Finanzbuchhaltung, die Logistik, die Produktion, das Warehouse-Management oder auch für die Kundenbeziehungsverwaltung an.

Jedes diese Module verfügt über spezifische Funktionen, die die alltäglichen Aufgaben und Abläufe softwareseitig unterstützen. Die Daten, die in den jeweiligen Modulen verarbeitet werden, laufen dann auf der zentralen Datenbank zusammen und können so im gesamten Unternehmen genutzt werden.

Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden sich die einzelnen ERP-Lösungen am Markt voneinander. Auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell ergeben sich Unterschiede. So kann eine ERP-Software aus der Cloud heraus bezogen werden, oder aber klassisch auf den hauseigenen Servern betrieben werden.

Für welche Variante man sich letztlich entscheidet, hängt maßgeblich von den eigenen Begebenheiten im Unternehmen ab. So ist eine ERP-Software aus der Cloud beispielweise mit weit weniger Aufwand und Kosten zu Beginn verbunden, bindet einen jedoch an den Cloud-Betreiber. Zudem verlassen bei dieser Variante die unternehmerischen Daten das eigene Haus.

On-Premises-Varianten, also ERP-Software-Lösungen die auf den hauseigenen Servern betrieben werden, können meist weit individueller angepasst werden. Doch entfällt auch die Wartung auf einem selbst, was die notwendige Expertise in den eigenen Reihen voraussetzt. Beide Variante haben ihre ganze eigenen Vor- und auch Nachteile gegenüber der anderen Variante.

Welche Funktionen gibt es innerhalb einer ERP-Software?

Werfen wir nun noch einen Blick auf ein paar gängige Funktionen, die man in einer ERP-Software antrifft. Dabei sei vorab noch erwähnt, dass nicht jedes Unternehmen jede Funktion bzw. jedes Modul in seiner Software benötigt. Vielmehr stellt man sich je nach Bedarf die eigene Lösung aus modularen Bausteinen zusammen.

Hier wollen wir uns ein paar dieser Bausteine einmal genauer ansehen und deren konkreten Nutzen für das Unternehmen herausstellen.

Customer-Relationship-Management (CRM)

CRM-Systeme finden sich entweder als Einzellösungen oder auch integriert in ERP-Software-Systemen. Hier werden sämtliche Kundenkontaktdaten gespeichert und verwaltet. Dazu wird für jeden Kunden eine Kundenakte angelegt und auf der zentralen Datenbank gespeichert. So haben alle Abteilungen gleichermaßen Zugriff auf dieselben Daten.

Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Zum einen müssen die Daten nur einmal eingegeben werden und alle Stellen arbeiten mit demselben Wissensstand. Zum anderen lassen sich die Daten gezielt auswerten. Somit lassen sich viele wichtiger Erkenntnisse zu den Wünschen und Bedürfnissen der Kunden evaluieren.

Dokumentenmanagement-System (DMS)

Alle unternehmensbezogenen Dokumente werden in einer klar definierten und strukturierten Ordnerstruktur auf der zentralen Datenbank gespeichert und archiviert. So kann sichergestellt werden, dass alle Abteilungen mit denselben Versionen eines Dokumentes arbeiten und es kann immer nachvollzogen werden, wer wann etwas am Dokument verändert hat.

Human-Resource-Management (HRM)

Mit einem HRM-Modul lassen sich alle Belange rund um das Personal planen. Von der Personaleinsatzplanung über die Urlaubsplanung bis hin zum Bewerbungsmanagement finden sich in diesem Modul diverse Funktionen, die die Organisation der Arbeitskräfte deutlich erleichtern.

Projektmanagement

Viele ERP-Software-Lösungen verfügen über ein Projektmanagement-Tool, welches die Planung und Durchführung von projektbezogenen Arbeiten deutlich vereinfacht. So lassen sich beispielweise Arbeitsstunden direkt dem jeweiligen Projekt zuweisen, Kalkulationen können auf Grundlage bestehender Daten erstellt und Abrechnungen automatisch vorgenommen werden. Auch der Status eines Projektes wir mit übersichtlichen Dashboards direkt einsehbar.

Lagerverwaltung

Auch für die Lagerverwaltung hält eine ERP-Software zahlreiche Funktionen bereit. So lässt sich vom Wareneingang bis hin zum Warenausgang jeder Artikel genau verfolgen. Das System kann den richtigen Lagerort evaluieren und berechnet Nachbestelltermine auf Grundlage historischer Daten. Letztlich können so Lagerbestände niedrig gehalten werden, ohne dass die Gefahr von Engpässen besteht.

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